ใช้โอเพ่นซอร์ส ERP ด้วย Compiere

แม้โปรแกรม Open Source จะเข้ามาช่วยเหลือองค์กรยุคใหม่ได้ในหลายๆ ด้าน แต่กับโปรแกรมขนาดใหญ่อย่างเช่นโปรแกรมด้าน ERP (Enterprise Resource Planning) ซึ่งเป็นระบบซอฟต์แวร์ควบคุมและวางแผนทรัพยากรองค์กร โดย ERP จะเป็นเหมือนศูนย์กลางการประสานงานระบบงานต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน แม้จะมีโปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์สให้เลือกใช้มากมายหลายโปรแกรม แต่ด้วยความที่ ERP เป็นโปรแกรมขนาดใหญ่ และมีผลกระทบต่อระบบงานทั้งหมดขององค์กรและเป็นปัจจัยหนึ่งที่สามารถตัดสินอนาคตการดำเนินธุรกิจ จึงทำให้บริษัทหลายแห่งกล้าๆ กลัวๆ ที่จะนำโปรแกรม ERP แบบโอเพ่นซอร์สมาใช้งานจริงจังภายในองค์กร

สำหรับบริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส จำกัด ซึ่งเป็นบริษัทรับเหมาแรงงานและบริการด้านทรัพยากรบุคคล จัดหาและบริหารบุคคลให้แก่ทุกองค์กร ทั้งภาครัฐและเอกชน โดยบริษัทได้รับความไว้วางใจในการให้บริการ โดยในปัจจุบันบริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส มีพนักงานจำนวนมากกว่า 8,000 คน กระจายปฏิบัติงานตามองค์กร บริษัทชั้นนำต่างๆ กว่า 400 บริษัททั่วประเทศ

ด้วยจำนวนพนักงานกว่า 8,000 คนดังกล่าว ทำให้บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ต้องมีระบบบริหารงานที่มีประสิทธิภาพ เพื่อให้การบริหารทรัพยากรบุคคล และบริหารงานด้านอื่นๆ ของบริษัท โดยปัจจุบัน โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ได้นำโซลูชันด้าน ERP มาประยุกต์ใช้งานในองค์กร เพื่อให้ระบบงานส่วนต่างๆ ภายในองค์กรทำงานประสานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งโซลูชันด้าน ERP ที่ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส นำมาใช้งานได้แก่โปรแกรม Compiere โดยมีบริษัท Grandlinux Solution เป็นบริษัทผู้พัฒนา

ระบบงานไอทีของ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส
เช่นเดียวกับองค์กรในปัจจุบัน โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ประสบปัญหาการลงทุน ซึ่งต้องเปลี่ยนโปรแกรมตามเวอร์ชันของโปรแกรมที่ผู้ผลิตเปิดตัวเวอร์ชันใหม่ๆ ออกมาเป็นประจำ แต่หาก โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส หันมาสู่โอเพ่นซอร์สจะช่วยให้องค์กรประหยัดค่าใช้จ่ายด้านลิขสิทธิ์โปรแกรมได้จำนวนมาก

แม้จะมีโปรแกรมโอเพ่นซอร์สมากมายที่สามารถดาวน์โหลดมาใช้งาน แต่สิ่งที่ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ขยาดอยู่ก็คือ ทักษะและความชำนาญทางด้านไอที ในการจัดการการใช้งานซอฟต์แวร์โอเพ่นซอร์สเหล่านั้น ซึ่งที่ผ่านมา โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ก็มีการพัฒนาทักษะของทีมไอทีของบริษัทให้มีศักยภาพสูงขึ้นเรื่อยๆ

ปัจจุบัน โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส นำโปรแกรมโอเพ่นซอร์สเข้ามาใช้งานในหลายๆ ด้าน ไม่ว่าจะเป็น การรักษาความปลอดภัยของเครือข่ายผ่านโปรแกรม Firewall ระบบเซิร์ฟเวอร์ต่างๆ และโปรแกรมด้านเอกสาร รวมถึงโปรแกรมด้าน ERP ที่เรากำลังจะพูดถึงอยู่นี้ด้วย
 

ทำไมถึงเลือกโอเพ่นซอร์ส
นอกเหนือจากปัจจัยหลักด้านการประหยัดค่าใช้จ่าย การลงทุนซอฟต์แว์แล้ว เหตุผลหนึ่งที่ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เลือกใช้งานโปรแกรม ERP แบบโอเพ่นซอร์สก็คือ เนื่องจาก โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เป็นบริษัทที่ขนาดย่อมที่ยังไม่พร้อมกับการลงทุนด้านซอฟต์แวร์มูลค่าสูง เพราะหากเป็นโปรแกรม ERP แบบมีลิขสิทธิ์ บริษัทอาจต้องลงในระดับ 10  ล้านบาท แต่หากเป็นโปรแกรมโอเพ่นซอร์ส การลงทุนจะน้อยกว่านั้นมาก ทำให้มูลค่าการลงทุนโดยรวมของธุรกิจต่ำลง ส่งผลให้ศักยภาพการแข่งขันในเชิงของต้นทุนสูงขึ้น

เนื่องจาก ERP เป็นโปรแกรมที่มีขนาดใหญ่ และขอบเขตการทำงานกว้างมาก มีการเชื่อมโยงระบบต่างๆ ขององค์กรเข้าด้วยกัน ดังนั้น การเลือกโปรแกรม ERP แบบโอเพ่นซอร์สมาใช้งานนั้นนับเป็นความคิดที่ท้าทายสำหรับบริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส

“เรายังหาข้อมูลจากองค์กรอื่นๆ ว่า มีการนำโปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์สไปใช้งานจริงจังในองค์กรบ้างหรือไม่ ผลที่ได้คือมีองค์กรหลายแห่งนำโปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์สมาประยุกต์ใช้งานเชิงธุรกิจด้วยเช่นกัน ดังนั้น การนำ ERP โอเพ่นซอร์สอย่าง Compiere มาใช้ในองค์กรของ โกลเด้น  มายด์  เซอร์วิส จึงไม่ใช่เรื่องเสี่ยงแต่อย่างใด“  คุณจารุภัทร์  วัฒนะโชติ กรรมการผู้อำนวยการ บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส จำกัด  กล่าว

การนำโอเพ่นซอร์สมาใช้งาน
สาเหตุที่บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เลือกให้ Grandlinux เข้ามาพัฒนาระบบ ERP เพราะบริษัทเคยให้ Grandlinux  ช่วยพัฒนาระบบรับสมัครงานที่สามารถใช้งานได้ผ่านอินเทอร์เน็ตและกรอกข้อมูลได้จากหน้าจอคอมพิวเตอร์  ซึ่งเป็นการคัดกรองผู้ที่เข้ามาสมัครงานกับบริษัทได้ในระดับหนึ่ง ทำให้บริษัทได้ผู้สมัครที่มีความรู้ ความสามารถ ซึ่งสร้างความพอใจและความไว้วางใจให้ดำเนินการต่อในโซลูชัน ERP ตัวอื่นๆ ได้ต่อไป  โดยมีการวางแผนไว้ว่า ข้อมูลของผู้สมัครงานจะถูกเก็บเข้าสู่ฐานข้อมูลกลางชุดเดียวกับโปรแกรม ERP ซึ่งสามารถเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบานต่างๆ ของ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ได้ทันที

“เรามั่นใจอยู่แล้วว่าโปรแกรมโอเพ่นซอร์สต่างๆ สามารถทำงานกับองค์กรได้ เพียงแต่ต้องมาปรับความเคยชินของผู้ใช้บ้าง ซึ่งก็ไม่ใช่ปัญหาสำหรับ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เนื่องจากเรามีการปรับเปลี่ยนการทำงาน เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานขององค์กร  ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน และแข่งขันได้ในเชิงธุรกิจ สามารถดึงข้อมูลต่างๆ ที่มีอยู่ในองค์กรออกมาสร้างเป็นรายงานรูปแบบต่างๆ ได้อย่างรวดเร็ว“  คุณจารุภัทร์  วัฒนะโชติ กล่าว“ จริงๆ แล้วทางบริษัทไม่ได้กำหนดว่าจะเป็นโปรแกรมโอเพ่นซอร์สหรือโปรแกรมลิขสิทธ์ แต่ท้ายที่สุดแล้วโปรแกรมโอเพ่นซอร์สก็เป็นคำตอบและเหมาะสำหรับการดำเนินธุรกิจของเรา” คุณจารุภัทร์ กล่าวเสริม
 

การเริ่มต้นกับ ERP โอเพ่นซอร์ส Compiere
จุดเริ่มต้นของแนวคิดที่จะนำโปรแกรม ERP มาใช้งานในองค์กรของ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เกิดจากความที่บริษัทต้องการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน เพิ่มความถูกต้องของข้อมูล ถ้าเราทำให้โมดูลซอฟต์แวร์ของหน่วยงานต่างๆ ในบริษัทเชื่อมโยงเข้าหากันจึงเป็นแนวคิดที่นำมาปรับใช้

เช่นในอดีต เมื่อเราต้องการรับสมัครพนักงาน ก็ต้องมีการเขียนใบสมัครในกระดาษ ซึ่งทำให้เกิดความยุ่งยาก เมื่อต้องการสืบค้นข้อมูล หรือจับคู่ทักษะของพนักงานให้เหมาะกับงานของบริษัทลูกค้า เราก็มีการพัฒนา เป็นการกรอกข้อมูลผ่านหน้าจอโปรแกรมคอมพิวเตอร์  หรือกรอกผ่านทางอินเทอร์เน็ตก็ได้ ทำให้ค้นหาข้อมูลได้ง่ายและรวดเร็ว สามารถกรองคนได้ในระดับหนึ่ง เพราะคนที่ใช้คอมพิวเตอร์ไม่เป็น ก็ไม่สามารถสมัครงานกับเราได้

เช่นเดียวกับระบบงานต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นระบบบริหารการจัดการด้าน บัญชี การเงิน จัดซื้อ และ CRM ต่างๆ ซึ่งในปัจจุบันบริษัทพยายามที่จะเชื่อมโยงระบบในส่วนงานต่างๆ เข้าหากัน ผ่านฐานข้อมูลชุดเดียวกัน ด้วยโซลูชันด้าน ERP อย่าง Compiere ที่ Granlinux กำลังพัฒนาให้เราอยู่ เพื่อทำให้เราเรียกดูข้อมูลจากส่วนงานต่างๆ ได้ถูกต้องแม่นยำ ช่วยให้การตัดสินใจทางธุรกิจต่างๆ ทำได้รวดเร็ว

ก่อนที่จะตัดสินใจเลือก Compiere โดยให้ Grandlinux เป็นผู้พัฒนานั้น บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ได้พิจารณาถึงวัตถุประสงค์การใช้งาน ซึ่งในตอนนั้น นอกจาก Grandlinux แล้วก็มีผู้เสนอโซลูชัน ERP เข้ามาอีกหลายราย ซึ่งจากการพูดคุยแล้วพบว่าโปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์สอย่าง Compiere ที่ Grandlinux เสนอมานั้นตรงกับวัตถุประสงค์การใช้งานของบริษัทมากที่สุด ทั้งในแง่ของคุณภาพ ประสิทธิภาพ และงบประมาณในการลงทุน

โครงสร้างของระบบ ERP
สมัยก่อนบริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส จะทำงานบนโปรแกรม Excel และโปรแกรมอื่นๆ ตามแต่ส่วนงานจะเลือกใช้ ไม่ว่าจะเป็นโปรแกรมบัญชี โปรแกรมเงินเดือน เป็นหลัก ซึ่งแต่ละส่วนงานก็จะมีข้อมูลอิสระของตนเอง ไม่มีการเชื่อมโยงกัน และไม่สามารถพัฒนาตามที่ต้องการได้ การที่จะนำข้อมูลต่างๆ เหล่านั้นมาประมวลผลประกอบการตัดสินใจ และกำหนดนโยบายทางธุรกิจเป็นเรื่องที่ทำได้ลำบาก แต่การนำระบบ ERP มาให้งาน ระบบทั้งหมดจะทำงานบนฐานข้อมูลกลางชุดเดียวกัน

เช่น เมื่อมีคนมากรอกใบสมัครงานบนคอมพิวเตอร์ ข้อมูลจะถูกเก็บอยู่ในฐานข้อมูล ฝ่ายการตลาดก็สามารถนำข้อมูลชุดนั้นไปเสนอลูกค้าได้ ทำไฟล์ประวัติพนักงาน ขณะที่ฝ่ายบุคคลก็สามารถนำข้อมูลมาทำบัญชีเงินเดือนได้ทันที ขณะที่ฝ่ายบัญชีก็สามารถออกใบวางบิลเพื่อเก็บเงินจากลูกค้าได้เช่นกันเช่นเดียวกับระบบ CRM ของฝ่ายขาย สามารถดึงข้อมูลเหล่านี้ออกมาทำสัญญาจ้าง ทำใบเสนอราคาให้แก่ลูกค้า ไม่ต้องเสียเวลานั่งคีย์ข้อมูลใหม่เหมือนก่อน ลดความผิดพลาดของข้อมูลลงได้มาก
 

จะเห็นได้ว่า การปรับเข้าสู่โปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์สอย่าง Compiere เป็นการปรับโครงสร้างระบบงานไอทีเกือบทั้งองค์กร มาถึงวันนี้บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ใช้เวลาเป็นปี ตั้งแต่การเริ่มต้นวางโครงการ บริษัท Grandlinux ต้องเข้ามาศึกษาระบบงานที่มีอยู่เดิมของทั้งองค์กร นำโปรแกรม Compiere มาติดตั้ง พร้อมระบบฐานข้อมูล เซิร์ฟเวอร์ และเขียนโปรแกรมเพิ่มเติม เพื่อให้เหมาะสมกับความต้องการของ โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส ในความรู้แก่พนักงานและเจ้าหน้าที่ผู้รับผิดชอบงาน แก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นหน้างาน

โดยในระยะแรกของการเปลี่ยนถ่าย งานที่รับผิดชอบอยู่ของเจ้าหน้าที่ของแต่ละส่วนงานจะมีปริมาณเพิ่มขึ้น เนื่องจากต้องทำงานบนระบบใหม่และระบบเก่าควบคู่กันไป เพื่อให้ระบบขององค์กรยังสามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่อง หลังจากระบบใหม่เริ่มลงตัวและสามารถทำงานได้อย่างราบรื่น ก็จะค่อยๆ ตัดงานระบบเก่าออกทีละส่วน  ส่วนงานที่มีการเริ่มใช้งาน Compiere อย่างจริงจังในขณะนี้ได้แก่ ส่วนงานบัญชี การเงิน จัดซื้อ ลำดับต่อไปก็จะปรับเข้าสู่ส่วนงาน การตลาด CRM และลิงก์เข้าสู่ระบบกรอกใบสมัครผ่านอินเทอร์เน็ต

ในระหว่างนี้ก็ต้องมีการปรับเปลี่ยน การใช้งานเมนูหรือหน้าจอต่างๆ ใหม่เหมาะสมและใช้งานได้สะดวก รวมไปถึงมีการเปลี่ยนจอคอมพิวเตอร์ธรรมดา เป็นจอ LCD แบบ Wide Screen นอกเหนือจะช่วยประหยัดเนื้อที่การติดตั้ง ประหยัดพลังงานแล้ว ยังมีพื้นที่การทำงานด้านข้างมากขึ้น เพื่อให้สามารถแสดงข้อมูลและเมนูต่างๆ ได้ครบถ้วน

โดยหน้าจอการใช้งานของแต่ละส่วนงานจะมีการปรับเปลี่ยนใหม่ให้สะดวกต่อการใช้งานของพนักงาน และปริมาณข้อมูลที่ใช้ประจำ ตัวอย่างเช่น หน้าจอใบแจ้งหนี้ที่ระบบสร้างขึ้นนั้น จะเป็นการปรับแต่งให้มีการเชื่อมโยงกับข้อมูลในส่วนอื่นด้วย เช่น ข้อมูลการวางบิล ข้อมูลใบเสร็จรับเงิน เป็นต้น ซึ่งผู้ใช้จะสามารถดูข้อมูลของใบวางบิลที่มีการอ้างถึงใบแจ้งหนี้ใบนี้ได้ทันที เช่นเดียวกับใบเสร็จรับเงิน ว่าใบแจ้งหนี้ใบนี้ได้มีการออกใบเสร็จรับเงินแล้วหรือยัง และมีรายละเอียดอย่างไร โดยข้อมูลเหล่านั้นทางผู้ใช้ส่วนงานที่ออกใบแจ้งหนี้จะไม่สามารถแก้ไขได้

ด้านการนำมาผนวกเข้ากับระบบบัญชีนั้น ผู้ใช้สามารถเรียกดูข้อมูลในบัญชีแยกประเภทได้ตามหน่วยงาน ตามสินค้า  ตามบริษัทคู่ค้า  หรือตามรอบบัญชี  โดยไม่มีความจำเป็นที่จะต้องตั้งรหัสบัญชีสำหรับทุกๆ หน่วยงาน  หรือทุกสินค้า เนื่องจากระบบมีฟีเจอร์ที่เรียกว่า Account Element รองรับการลงบัญชีที่ประกอบด้วย Element ต่างกันถึง 7 Element ได้แก่ ชื่อบัญชี หน่วยงาน สินค้า บริษัทคู่ค้า เขตการขาย โครงการ และแคมเปญ โดยสามารถเรียกใช้ทั้งหมด หรือเลือกใช้เฉพาะบาง Element ก็ได้ 

การเรียกดูข้อมูลทางบัญชี จะเป็นการเรียกดูข้อมูลการลงบัญชีของหน่วยงานที่ระบุ ตามวันที่ที่ต้องการ และให้เรียงลำดับตามสินค้าและให้คำนวณผลรวมตามสินค้าให้ด้วย

นอกจากนี้ Compiere ยังมีฟังก์ชันการทำงานที่มีชื่อว่าระบบวิเคราะห์ผลงาน (Performance Analysis) ใช้สำหรับวัดประสิทธิภาพการทำงานของแต่ละหน่วยงาน หรือกำหนดเครื่องมือในการวัดผลได้เอง เช่น ต้องการวัดยอดขาย หรือจำนวนลูกค้าใหม่ต่อเดือนเพื่อเทียบกับเป้าที่วางไว้ เป็นต้น

บริษัท โกลเด้น มายด์ เซอร์วิส เป็นตัวอย่างที่แสดงให้เห็นอย่างชัดเจนถึงการนำโปรแกรม ERP โอเพ่นซอร์ส มาประยุกต์ใช้งาน และเป็นอีกหนึ่งเครื่องพิสูจน์ว่าโปรแกรมโอเพ่นซอร์ส เป็นทางเลือกที่ลงตัวสำหรับองค์กร แม้จะเป็นโปรแกรมที่มีความสำคัญต่อองค์กรอย่างโปรแกรม ERP ก็ตาม